La lista de control antes de aprobar un proveedor nuevo
Cinco bloques para decidir si apruebas a un proveedor nuevo en China: identidad, pago, especificación, control y carga, con una regla de decisión.
Aprobar un proveedor equivale a autorizar que le envíes dinero. Esta lista tiene cinco bloques y una regla: si falla un punto de identidad o de pago, no se aprueba, por bueno que sea el precio.
Los bloques van en orden. No tiene sentido negociar el precio (bloque 3) con alguien cuya cuenta bancaria todavía no coincide con su licencia (bloque 2).
Qué estás aprobando en realidad
Supón un pedido de 18.000 dólares con 30 % de anticipo y 70 % antes del embarque. Al aprobar al proveedor expones 5.400 dólares desde el primer día (18.000 por 0,30). Los otros 12.600 dependen de lo que compruebes después, sobre todo de la inspección.
Por eso esta lista decide si sale ese primer pago. Las condiciones de pago y la inspección controlan lo que viene detrás.
Bloque 1: quién es
Es el primero porque todo lo demás depende de él: una especificación impecable firmada por una empresa que no existe no vale nada.
- El nombre legal en chino coincide en la licencia, la proforma y el contrato. Los pasos están en siete pasos para comprobar que una fábrica existe.
- Consultaste el código de 18 caracteres en el registro público o pediste un reporte societario.
- Sabes en qué rol actúa: fábrica o intermediario. Las cinco preguntas de la primera videollamada lo aclaran.
- Viste la planta en vivo, o hiciste una auditoría remota o presencial. La opción pyme está en auditoría de fábrica: video o visita.
- Los certificados que presenta tienen número, organismo y vigencia comprobados. Qué mirar en cada uno está en los siete documentos que un proveedor real muestra.
Bloque 2: adónde va el dinero
Aquí se decide si el anticipo llega a quien corresponde. Un proveedor real no se ofende si le pides confirmar la cuenta por otra vía.
- La cuenta está a nombre de la empresa de la licencia, no de una persona.
- Confirmaste los datos bancarios por un segundo canal (llamada o un contacto ya guardado), no por el correo donde llegaron.
- La condición de pago está escrita: qué porcentaje, y contra qué evidencia se libera cada parte.
- La cuenta es la misma que en pedidos anteriores. Un cambio de último momento detiene el pago hasta aclararlo.
El detalle de los controles bancarios está en cuatro controles antes de transferirle a un proveedor nuevo.
Bloque 3: qué promete por escrito
Cuando dos cotizaciones difieren mucho, a menudo la diferencia está en la especificación. Este bloque fija contra qué se compara el lote y qué pasa si no coincide.
- La especificación completa va como anexo del pedido: medidas, material, color, empaque y etiquetas.
- Hay una muestra aprobada, guardada con fecha, contra la que se compara el lote (golden sample).
- Están por escrito el mínimo de pedido, el plazo de producción con fecha de entrega, el Incoterm y el puerto.
- Se definió qué pasa si el lote no cumple: quién corrige, en cuántos días y quién paga.
Bloque 4: cómo se controla
- La inspección está programada antes del pago del saldo, con nombre de quien la hace y fecha.
- El inspector tiene acceso a la planta por escrito, sin demoras.
- El criterio de aceptación está acordado. Si no lo tienes, mira qué significa AQL.
Para elegir entre revisar durante la producción o solo al final, lee inspección durante producción o preembarque. Con un proveedor nuevo, una sola revisión al final deja poco margen para corregir.
Bloque 5: cómo sale la carga
- Las cajas declaran peso y volumen reales, y el marcado cumple lo que pide tu país.
- Está definido quién entrega la carga a tu agente de carga y con qué fecha de corte.
- El proveedor te entrega los documentos de embarque a tiempo para tu despachante.
Un peso mal declarado cambia el flete, y un documento que llega tarde detiene la carga en el puerto. El costo total del recorrido se calcula en de FOB a costo puesto en tu bodega.
En qué momento completarla
Después de la ronda de muestras y antes de emitir la orden de compra. Antes, el proveedor todavía no te dio lo que necesitas para responder. Después, ya hay dinero en juego.
Los bloques 1 y 2 se cierran con documentos y una videollamada. Los bloques 3, 4 y 5 se cierran al redactar la orden. Si compras tú solo, reparte el trabajo en dos tandas para no apurar ninguna.
Cómo decidir: rojo, amarillo o verde
| Resultado | Cuándo ocurre | Qué haces |
|---|---|---|
| Rojo | Falla cualquier punto de los bloques 1 o 2 | No apruebas y no pagas anticipo |
| Amarillo | Falla un punto de los bloques 3, 4 o 5 | Apruebas con una condición escrita y una fecha de cierre anterior al saldo |
| Verde | Cumple todo | Apruebas el primer pedido y mantienes la inspección |
Un ejemplo con tres cotizaciones supuestas
Supón que pides el mismo producto a tres proveedores y recibes estas cotizaciones por el mismo pedido: A, 16.400 dólares; B, 17.600; C, 18.000.
- A es 1.600 dólares más barato que C, pero su cuenta está a nombre de una persona. Bloque 2 en rojo: no se aprueba, por mucho que ahorres.
- B es 400 dólares más barato que C. Pasa los bloques 1 y 2, pero todavía no da acceso escrito al inspector. Amarillo: se aprueba con la condición de cerrarlo antes del anticipo.
- C cumple todo. Es el más caro, con 400 dólares de diferencia sobre B. Si B cierra su condición a tiempo, B puede ser la mejor compra.
El precio ordena a los candidatos solo entre los que pasaron la lista. Para medir qué te cuesta elegir al más barato en varios pedidos, mira la cotización 20 % más barata.
Cuándo repetir la lista
Guárdala completa junto al pedido. En el siguiente, solo cambias lo que cambió. Las revisiones de identidad y de cuenta bancaria se repiten en cada pedido, aunque el proveedor ya haya salido en verde tres veces seguidas.
