Una planilla simple para controlar a tus proveedores chinos
Qué columnas necesita una planilla de proveedores chinos, qué se anota en cada una y cuándo revisarla, sin pagar software.
Una hoja de cálculo con tres pestañas alcanza para controlar a tus proveedores chinos: proveedores, pedidos e incidencias. La de proveedores tiene una fila por empresa y doce columnas, y cada columna existe porque responde a una decisión que vas a tomar.
Sin planilla, lo que sabes de cada proveedor vive en conversaciones: el precio en un chat, la cuenta bancaria en un correo, la fecha de la última verificación en tu memoria. Cuando necesitas ese dato, nadie lo encuentra. La solución es una hoja y una regla: toda columna que nadie usa se borra.
La pestaña de proveedores, columna por columna
| Columna | Qué anotas | Decisión que apoya |
|---|---|---|
| Nombre legal en chino y en inglés | Tal como figura en el registro de la empresa | Que contrato, factura y pago lleven el mismo nombre |
| Tipo de empresa | Fábrica, comercializadora o mixta, según lo que verificaste | Saber con quién negocias; ver las cinco preguntas para distinguirlas |
| Última verificación del registro | Fecha de la consulta y lo que viste | Decidir cuándo repetirla |
| Canal de contacto confirmado | Número o usuario que verificaste al inicio | Confirmar cambios por un canal distinto del correo |
| Cuenta bancaria registrada | Titular, banco y número, como figuran en el contrato | Detener un pago si llega otra cuenta |
| Producto y versión de la ficha | Referencia y fecha de la especificación aprobada | No pedir sobre una versión vieja |
| Precio y MOQ vigentes | Valores de la última cotización y su fecha | Detectar variaciones entre pedidos |
| Plazo de producción habitual | Días desde el anticipo hasta producción terminada | Armar el calendario de un pedido nuevo |
| Condiciones acordadas | Incoterm y esquema de pago | No renegociar lo mismo en cada pedido |
| Última inspección | Fecha, tipo y resultado | Saber cuándo toca la siguiente |
| Incidencias abiertas | Cantidad, con enlace a la pestaña de incidencias | Decidir si emites otro pedido |
| Estado y próxima revisión | Verde, amarillo o rojo con una frase, y la fecha en que lo revisarás | Ordenar la hoja por urgencia |
La cuenta bancaria necesita una regla propia
Si una factura llega con una cuenta distinta de la que figura en tu planilla, no pagues. Confirma el cambio por el canal de contacto que guardaste en la fila, nunca respondiendo al correo que trae la cuenta nueva. Los cambios de datos bancarios pedidos por correo son una de las maneras más comunes de desviar un pago.
Guarda la planilla en un lugar con acceso limitado y anota quién cambia una cuenta y cuándo. El pago lo haces tú desde tu banco; la planilla solo te asegura que pagas a la cuenta correcta. Para los controles previos a cada transferencia, mira los cuatro controles antes de transferirle a un proveedor nuevo.
Un semáforo con reglas escritas
| Color | Cuándo aplica | Qué haces |
|---|---|---|
| Verde | Registro verificado en los últimos 12 meses, última inspección aprobada y ninguna incidencia abierta | Pedido normal |
| Amarillo | Verificación de más de 12 meses o una incidencia abierta | Revisas antes de emitir el pedido y pides inspección durante la producción |
| Rojo | Cuenta distinta sin confirmar, inspección rechazada sin corrección o datos del registro que ya no coinciden | No emites pedidos nuevos hasta resolverlo |
Los 12 meses son una regla de partida. Un cambio de dueño, de dirección o de cuenta bancaria obliga a verificar de nuevo, haya pasado un año o no. Para repetir la verificación te sirven los siete pasos para comprobar que una fábrica existe.
Las otras dos pestañas
La de pedidos lleva una fila por pedido, con los datos y los cuatro cálculos de los indicadores de compras que caben en una hoja. La de incidencias lleva una fila por problema:
- Fecha y proveedor.
- Qué pasó y qué evidencia tienes: fotos, mensajes, informe de inspección.
- Qué se acordó con el proveedor y para cuándo.
- Si quedó cerrada.
Un ejemplo de fila, con datos hipotéticos:
| Fecha | Proveedor | Qué pasó | Evidencia | Acuerdo | Cerrada |
|---|---|---|---|---|---|
| 12 de marzo | Proveedor A | 150 de 5.000 cajas con la tapa deformada | Fotos y conteo en bodega | Reponer 150 unidades en el próximo pedido | No |
Así, antes de renegociar o cambiar de proveedor, el historial está en una vista y no hay que reconstruirlo desde el chat.
Cómo empezar en una tarde
- Lista los proveedores a los que compraste en los últimos 12 meses. Los demás pueden esperar.
- Llena primero las columnas que ya conoces: nombre, canal de contacto, cuenta bancaria, precio, MOQ y plazo.
- Pon en amarillo cada fila con datos faltantes, y en rojo la que tenga una cuenta bancaria que nunca confirmaste.
- Fija una fecha para completar lo que falte, empezando por el proveedor al que más le compras.
Quién la llena y cada cuánto
Una sola persona es responsable de la hoja, aunque otras aporten datos. Se actualiza en tres momentos: al verificar un proveedor, al cerrar un pedido y cuando ocurre una incidencia. Una vez por trimestre, dedica veinte minutos a ordenarla por la columna de próxima revisión y atender lo vencido.
Si trabajas con un agente de compras, pídele los datos de cada proveedor en el momento de la verificación. La planilla es tuya y se queda contigo si cambias de agente, igual que la relación con la fábrica.
Cuándo la planilla ya no alcanza
Cuando varias personas editan la hoja a la vez y pisan datos, o cuando necesitas avisos automáticos por fechas vencidas, un sistema de compras empieza a justificar su costo. Antes de ese punto, un software más caro suele sumar trabajo de carga sin darte mejor control.
